打ち合わせあるんですか？　え、電話するの？

この記事は「2020年10月10日」に書かれた記事です

「1-4 大手と小さなホームページ制作会社のスタッフの構成の違い」で役割分担を見てきましたが、大手のホームページ制作会社では、新人の1ウェブデザイナーが打ち合わせに同行することはないかもしれません。

しかし、小さなホームページ制作会社では、いくつもの業務を兼業しているため、入社して間もない頃でも、電話の応対もすれば、打ち合わせにも同行します。ただし、小さなホームページ制作会社の場合でも、ディレクターが確立している場合は、ディレクターが窓口業務を行い、制作はディレクターの指示にそうため、直接お客さんとのやりとりが発生しないこともあります。

また、内部ディレクターがいない場合でも、先輩スタッフとチームを組んでの作業では、打ち合わせや電話対応は先輩スタッフが行うことが多いでしょう。

小さなホームページ制作会社のような、一人制（縦割り業務）でホームページを制作している会社の場合は、入社後、数ヶ月程度で窓口業務を行うこともありますし、業務の内容よっては、入社すぐに対応することもあります。

本来であれば、１からきちんとルールや仕組みを教えた上で作業に当たる、というのが理想かもしれませんが、そうは問屋が卸さないのが、小さなホームページ制作会社です。時間のある時は丁寧に教えることもできますが、ひとたび時間がなくなれば、無茶振りで仕事を進めるしかないときもあります。

そのため、入社して間もなくても、丸投げで仕事がやってくることもあります。電話や打ち合わせのマナー、結構、わからないこと多いですよね。

電話で身内に「さん」付けをしていませんか？
受話器を勢いのままに切っていませんか？　そもそも電話はどっちから切るんでしたっけ？
打ち合わせの席ってどこに座ればよいのでしょうか。
お茶出しってどうやってますか？
名刺の交換の際、どうやって渡してしますか？

この記事では割愛しますが、時間を見つけてマナーを知っておくことも必要かと思います。

打ち合わせの是非

打ち合わせに行くのが嫌だな、という人もいれば、
打ち合わせに行きたい、という人もいます。

私は後者です。
理由は、お客さんに直接会うことで、わかることがたくさんあるからです。始めの頃は、打ち合せに同行することもなく、ディレクターから指示を出されてホームページを作っていました。

しかし、ディレクターからの指示だけでは、どうにも全容がつかみきれません。お客さんか、どういうことを求めているのか、どのようなお客さんなのか、ディレクターから仕事の中身を聞いただけだと、伝わらないことも多いのです。ディレクターが悪いというわけではありません。ディレクターと制作とでは目線が異なるため、見ている場所が異なるのです。

また、ディレクターの受け取り方でも、印象は変わってきます。
お客さんの意見＝ディレクターの指示でないこともあります（「2-29 ディレクターの話を鵜呑みにしてはいけない」近日公開予定）

私自身、仕事を任せられるようになった時

作ってはひっくり返る
作ってもOKがないでない

ということが続きました。
そもそもお客さんの要望がよくわからない、と訴え、同行してもよいお客さんの場合には、打ち合せに同行させてもらうようになりました。話は得意ではないので、率先して話を切り盛りしたりはしませんが、お客さんとディレクターの話を聞きながら、メモを取ったり、ああ、なるほど、と共感しながら同席ししていると、いろんなことが見えてきます。