ホームページ制作MATSUTE BLOG

この記事は「2020年10月13日」に書かれた記事です

1. To Do リストって何？
2. To Do リストのメリットって何？
3. どうやって管理すればいいの？
4. Googleカレンダーの利用

1．To Do リストって何？

やるべきことを書き出した一覧表です。
「今日やること」というTo Do リストを作ったのであれば、今日やることを項目として、すべて書き出します。

このとき、優先順位もつけておくと、優先順位順に行えばよいことになるので、作業が楽になります。

また、期日に余裕のあるものを先にやってしまい、今日までにやらなければならないことをやっていなかった、というようなことも避けることができます。To Do リストは仕事だけでなく、家事など主婦業にも使えるすぐれものです。

2．To Do リストのメリットって何？

To Do リストを使うメリットは、たとえば「今日やること」というTo Do リストを作った場合、

• 今日中にやるべきこと
• やっておいた方がよいことが

一目瞭然でわかることです。

それだけ

と思うかもしれませんが、やるべき事がはっきりしているということは、とても重要です。

理由は簡単です。
やるべきことが分かっていれば、あとは順番に処理していけばよいだけだからです。

To Do リストの項目の中でも重要なものから処理し、
明日でも問題ないものは、明日に回すなど、To Do リストを見れば、一から洗い出す必要もありません。

小さなホームページ制作会社に限ったことではないかもしれませんが、経験を積むにつれ、任される案件は増えていきます。１つのプロジェクトを納品して、また1つプロジェクトが始まるわけではなく、同時進行で複数のプロジェクトが進行していきます。

• ホームページ制作だけでなく
• 保守運営といった更新の仕事や
• 雑用といったこともあります。

仕事が増えてくれば来るほど、頭の中のみで管理していくことは厳しくなっていきます。また、入社して間もない頃だと２つの制作が同時進行しただけでパニックになってしまうこともあります。

多くの案件をさばける人が偉いわけではありませんが、多くのプロジェクトを担当しなければならないときも出てきます。そのとき、慌てないように、今からスケジュールを管理して、時間に追われないように仕事をする力を身に着けておきましょう。

3．どうやって管理すればいいの？

まずは、どのようなTo Doリストをつくるかを考えましょう。
これは一例ですが、繁忙期の私のTo Doリストです。

• 制作案件のTo Do リスト
• それ以外の業務の月単位のTo Do リスト
• １週間のTo Do リスト
• 今日行う作業のTo Do リスト

To Doリストありすぎで、余計わからない

と思うかもしれませんが、同時進行で進む場合はもれないように作業することが必要です。かなりざっくりですが、このような感じで使い分けています。

制作案件のTo Do リスト

制作スケジュールを書き出したもの

• いつまでにデザインの完成
• いつまでに原稿を準備してもらう
• いつまでにコーディング完了
• いつまでにシステム構築を完了　など

できるだけ細かく、項目と目安の日付を入れておきます
（※カレンダー形式にしておくこともあります）

それ以外の業務の月単位のTo Do リスト

私の仕事には制作の他に、保守（運営）の仕事もあるので、お客さんからの依頼内容を忘れないよう、この日までに対応、バックアップ取得など書き入れておきます。その他にも請求書の発行作業や雑用の仕事もあるため、その内容も書き込んでいます。

１週間のTo Do リスト

１週間のTo Do リストは、その週にやるべきことを書き出します。
あれもこれもと、作業をあまり詰め込みすぎると、できなかったときに気分が落ち込んでしまうため、ある程度、余裕を持たせながら、書き込みます。もし早く終われば、次の日の作業に取りかかればよいですし、終わらなければ次の日に回すともできるようにしておくと、追い込まれなくなります。

今日行う作業のTo Do リスト

文字通り、今日中（その日中）にやるべきことを書き出します。
このとき、今日中にお願いしますというような、至急の対応が入る可能性もあるため、
1日の仕事時間ｘ0.8くらいで予定を立てます。

もし、至急の仕事もなく、順調に予定をこなせれば、時間が余るので次の日の作業に取り掛かることができます。

ToDoリストを作るタイミング

私の場合は、その日の仕事がすべて終了した時点で、一度、To Do リストを見直します。この時チェックするのは、一週間のTo Do リストです。新しい依頼があったり、前倒しで作業したものがあった場合など、必要に応じて修正します。そのあと、明日行う「今日のTo Do リスト」を作成しておきます。

翌朝、仕事を始める前にメールなどをチェックし、優先度の変更などがないか、新しい依頼がないかをチェックします。
もし至急の対応が入っていたら、昨日作った「今日のTo Do リスト」を調整します。特に変更しなくても問題がなければ、そのまま仕事をスタートします。

To Do リストは細かくリスト化すると、どの仕事をどのくらいで終わらせるか目処が立ってきます。一見、To Do リストをつくるのに時間がかかっていそうですが、実際は、５分もあれば見直しも調整もできます。

4．Googleカレンダーの利用

「今日のTo Do リスト」などは、毎日書き直すため、今まで、メモ紙や、市販のTo Do リストを使っていました。実際の紙でTo Do リストを作るメリットは、終わった時に「デザイン作成」のように消せることです。もちろん、ばつ印でも構いません。

終わった、ということを書き込むことで、達成感が得られ、
よし、次、という意欲に繋がります。

しかし、現在のコロナ禍で、リモートワーク（テレワーク）と出勤とが入れ交じる形になってしまいました。毎日、To Do リストを持ち帰るのは面倒ですし、忘れた時に、ああ、となってしまうため、現在はGoogleカレンダーのTo Do リスト機能を使って、同期させています。

会社でも家でも同じ内容を共有することができて便利ではあるのですが、手で消した時の爽快感、一日が終わって、今日のToDoリストを破り捨てるときの「やった終わった」という爽快感は、変え難いものがあります。