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この記事は「2020年12月07日」に書かれた記事です

「メール送ったんだけど、みてくれた？」と電話がかかってきます。あれ、さっきメールを確認したときにはきてなかったな、と思いながら、メールを確認。すると、

受信時間が、1分前。
「さすがに見てないでしょ。」と心の中で笑いながら突っ込みます。

また、メールを送ってすすぐに「メール送ったから見てください」という連絡が来ることもあります。

• 心配性なお客さんや
• メールなどパソコンにあまり強くないお客さん
• 忙しいお客さんに多い傾向があります

「見てください」や「届いています？」の確認だけならよいのですが、その場で、内容の確認がはじまってしまうと、さぁ、大変です。今までやっていた作業を放り出して、そのメールの確認作業が始まります。

急ぎの要件を対応しているときには、さすがに「今ちょっと急ぎの対応中で、のちほど確認してご連絡します」とお伝えすることもありますが、そうでない場合は「すみません。まだ確認できてないので今確認します」と電話をつなげたままメールを読み始めます。あまりにも長い場合は「すぐに折り返します」といったん切ってメールの内容を解読します。

仕事中、常にメールソフトは立ち上がってメールは受信しているものの、作業内容によってはリアルタイムでメールをチェックできない状態の時も結構あります。一日目を通さないということはありませんが、「今」という単位では流石に厳しいのが現実です。お昼休憩などで席を外していることもありますし、打ち合わせにでていることもあります。

分身の術や、手が何本もあるのであれば、同時進行で勧めたいところではありますが、体も頭も一つしかないので依頼された順番に対応しています。

もし、メールが来たら必ずすぐに返信、最低でも１時間以内にすぐに返事をする、ということができる会社があるとすれば、相当数のスタッフが存在しているか、体制を特化させていると思います。

小さなホームページ会社では、それほど頻繁にメールをチェックできません。理由は簡単です。四六時中メールを見ていたら肝心の制作や更新の作業ができないからです。

もし、送った内容に確認事項ある場合や、今この瞬間でないと外出してしまうなどの事情がある場合

今、メール送ったけど見た？　よりは、
今から送るので見てください。わからないことがあれば、今日は1時間後に出てしまうので、いるうちにきいてもらえれば、など事前に説明していただければ、現在行っている作業を切りの良いところで中断して確認することもできると思います。