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この記事は「2020年11月05日」に書かれた記事です

仕様ソフト：outlook、Gmail

outlookを使っているのは今でこそ減ってきましたが、その昔お客さんの大半がoutlookを利用しており、設定方法や不具合などを聞かれることが多かったため、すぐに答えられるよう使っていました。今もその名残もあってoutlookを利用しています。

メール受信時の問題点

すべてを同じ場所に格納しておくと、あれ、このメール確認済みだったかな？
と何度も同じメールを確認してします。これ正直、時間の無駄です。

また、CCで入ってくるメールなども多いため、どの作業を自分が処理し、どの作業をほかのスタッフが対応するか、受信フォルダに総まとめで入ったままにしておくとよくわからなくなってしまいます。

改善方法：フォルダ分類

上記解決のため、私はフォルダでメールを分類しています。
メールのアドレスや件名などによって、受信時にメールを各フォルダに振り分けることもできますが、メールを見落とす原因になってしまうため、メールはすべて一度受信フォルダで受け、その後、目視で振り分けています（※gmailも同様にフォルダを切って同じ形で使っています）

仕事を始めてしばらくしたころのフォルダ分類

• クライアント名
• クライアント名
• 社内
• 保守案件
• 制作案件

この分類だと受信ボックスに大量のメールが残ってしまい、わかりにくくなってしまいました。また、受信ボックスを空にしようと内容を確認せずに各フォルダに振り分けてしまい、結局そのフォルダの中でメールが混乱状態になってしまうという問題が発生しました。業務が増えるにつれてフォルダ分類の変更を迫られました。

現在のフォルダ分類

改善すべき点は２点でした。

• 目を通したメールと未読メールの振り分け
• どの順番で対応するか

上記を踏まえ、現在では下記の形で使っています。

• 1_今日の作業
• 2_明日の作業
• 3_近日作業するメール
• 4_ストップしている作業
• 5_別担当

他にも下記のフォルダがあります。これらのフォルダは目を通してすぐに格納するフォルダです

• Test送信
• お客さんのメルマガ
• サーバー系
• 制作
  ⇒aaa
  →bbb
• 運営
  ⇒ccc
  →ddd

かなり多いように思いますが、朝のメールチェックでメールを確認しながら、まず各種フォルダに振り分けてしまいます。

• ざっと目を通せばOKなメールは目を通して、それぞれのフォルダに格納
• 目を通さなくてよいものなどは、そのままフォルダへ移動
• スパムメールなどの削除するメールはゴミ箱へ

確認しながら振り分けてもそれほど時間はかかりません、５分か長くても10分あれば振り分けられます。

残りの作業はもう少し時間がかかります。

ここからが本番です。受信ボックスに残っているメールの内容を軽く確認しながら、下記に振り分けていきます。

• 今日対応が必要なものは「1_今日の作業」に移動
• 今日の対応でなくてもよさそうなものは「2_明日の作業」に移動
• 今日でも明日でもないが、早めに対応したほうが良い内容は「3_近日作業するメール」へ移動
• 自分が担当ではないが確認が必要なメールなどは「5_別担当」へ移動

すべてのメールを振り分け終わったら「1_今日の作業」にあるメールを確認して優先順位の高いものから対応していきます。もし「1_今日の作業」が終わってしまえば、「2_明日の作業」の中から早めに対応した方がよい内容から順に着手していきます。

さらに、もし１と２が対応し終えたら「3_近日作業するメール」を着手します。このフォルダまでなかなかたどり着けないことも多いのですが、もし着手できなかったとしても３～４日に一度はチェックし、そろそろ着手しなくてはならないものがないか必ず確認します。

「4_ストップしている作業」は対応はストップしているけれど、どこかで動き出すものや時折打診をした方がよいものです。手の空いたとき、または最低でも２週間に１度は確認しています。

入社したの頃は大量のメールが届くということはないかもしれませんが、増えてきた段階で自分なりの管理方法を確立してメールを見落とさないようにすることが大切です。

今のところ、この方法で見落とすことなく対応できていますが、問題が出たらまた改善していくつもりです。