ホームページ制作MATSUTE BLOG

この記事は「2020年11月04日」に書かれた記事です

1. メールの件名の付け方
2. メールの新規作成と返信について
3. CC・BCCについて

1．メールの件名の付け方

新規でメールを作成した場合、必ず、メールの件名を入力します。
件名は内容がわかりやすいタイトルを付けましょう。

例えば

• ドメイン・サーバー取得の件
• ホームページのデザインについて　など

前者はドメインやサーバーの取得に関すること、後者はホームページのデザインについての内容ということが一目でわかります。

また、1つのメールアドレスを複数の担当者が共有して使っているケースがあります。
そのまま送るとメールを開くまで誰に当てたメールかがわからず、そのメールを受信しているすべてのお客さんが確認しなければなりません。

この場合、メールのタイトルの最初の部分に【●●様】と担当者の名前を入れておくと、件名を見ただけで誰宛てに送ったメールかがわかります。

ほかにも、見落とされないよう【重要】【9/1まで】など、特筆すべき内容がある場合は完結に入れておくとよいでしょう。

2．メールの新規作成と返信について

先方から届いたメールに返信する場合、「返信」で返信用メールを作成しますが、時折、送られてきた内容をすべて削除して返信する設定になっている人を見かけます。また、わざわざ新しいメールで作成していることも見受けます。

これ、特段の理由がない限りおすすめできません。

たとえば「最初にお願いしたとおり」と書いてあった場合、メールが返信の形で記録されていれば、そのメールを遡るだけで確認できますが、前回の内容を消しながら返信してしまうと過去に遡るのが困難になってしまいます。

検索すればいいじゃん。すぐにわかるよ

と思うかもしれませんが、仕事をしていると日々対応するお客さんは増えていきます。と同時に、日々のメールの受信量も想像以上に多くなっていきます。

どのメールに対してどのような返事をしたか、また、話が巻き戻ってしまわないためにも、メールの内容を確認できるよう内容を残しながら返信をしておくことをおすすめします。

上記に伴って起こる問題点

基本的に届いたメールに対して「返信」しますが、気がつけば、ものすごい長さになっていることがあります。それが1つの話題であればよいのですが、とっくに話題が変わっているということがあります。たとえば、

Re:【至急】対応お願いします！　

とメールが届きます。これ一瞬ドキッとします。
何が起こった！　とメールを開くと話題が変わっていて、よくみると「Re:」とタイトルに付いていたりします。

タイトルとメールの内容が変わっている場合、返信時にメールの件名を変えておきましょう。

3．CC、BCCについて

CC

複数の担当などがいる場合、その人宛のメールではないが、目を通して置いてほしい場合に使用

BCC

先方にはわからないよう、こっそり内部スタッフに目を通しておいてもらうために使用

そのくらい知っている

と言う人は多いと思いますが、実はCCに入れていれてもCCから漏れてしまうことがあります。それはメールを受信した際の返信方法が「全員に返信する」ではなく「返信」している場合です。

メールを送った側は自分で設定したのでCCに入っていることがわかっていますが、受信した側がCCに気がついていなかったり、何気なく「返信」で送信してしまい、CCに入れたはずのメールが落ちてしまうことあります。※内容によっては、故意に外している可能性もあります。

2度、3度と続いた場合や毎回CCが外れてしまう場合、「全員に返信」ではなく「返信」で対応している可能性が高いです。その場合、CCとして入れておきたいメールアドレスも、送り先メールアドレスに入れてしまいましょう。送り先メールアドレスに入れてしまえば、相手が「返信」でメールを返しても届くようになります。