いつでもいいです。を鵜呑みにしてはいけない

この記事は「2020年11月03日」に書かれた記事です

仕事量が増えてくると、優先順位が出現するようになります。

このうち「至急の対応」は、至急度合いとボリュームよっても変わってきますが、依頼のあった日中、一両日中など、比較的早急に対応する内容です。

納期のある仕事は、その納期に向かってスケジュールを組んでいるので、そのスケジュールに合わせて対応していきます。「2-13 スケジュール管理できていますか？」

依頼を受けたら、まず、内容を確認します。
その内容次第で、すぐにできそうなものは早めに対応することもあるかと思います。少しボリュームがありそうでも作業量に問題がなければ、自分の作業を調整して対応することが可能です。

問題は繁忙期で、仕事が山のように立て込んでしまっている場合です。

この場合、２つのケースがあります。

納期のない仕事を引き受けた際、「もし繁忙期で、しばらく着手できそうにない」という判断がつくのであれば、受領メールとともに仕事が立て込んでしまっているため、●日以降になってしまいますが問題ないでしょうか。と確認しておきましょう。

本当にいつでも問題なければ、それでお願いしますという返事がありますし、もし、その日程では遅いということであれば「●日頃までになんとかなりませんか？」という返事が来ます。

この連絡を行っておくことで、「いつもでいい」という期日のない仕事を「いつまでにやればよいか」期限のある仕事に変換できます。あとは自分の仕事のスケジュールを調整して、仕事の順番を再考すれば良いだけとなります。

問題は何の連絡もせず、日々の仕事の忘却されてしまっている状態の時です。
「いつでもいいです」を鵜呑みにして放置してしまっていたわけですが、ある日突然「いつまで待たせるんだ」と雷が落ちることがあります。

いつでもいいって言ったじゃん

なんて通用しません。

仮に、3週間後が納期で最後の3日あればできる、と思っていてもお客さんに途中経過などを報告していなければ、お客さんは何もやっていない、もう3日で間に合うわけがない。と当然判断してします。

雷が落ちてから「すでに準備はしており、あと3日で終わります」と伝えても、時すでに遅しです。雷が落ちた時点で、何を言っても聞いてくれません。仮に、本当に間に合ったとしても、お客さんには不満が残る結果となります。

ちなみに、これは社内（スタッフ間）で仕事を頼まれたときも同じです。
急ぎの仕事優先でいいよ。といわれても、ある程度で対応しなければ

あれ、どうなった？

と聞かれてしまいます。

だったら最初にいつまでと言ってよ、と思いますよね。そんなときは、

今、仕事がたてこんでいるのですが、いつまでに対応すれば大丈夫ですか

と確認しておきましょう。自分もいつまでにやればいいかわかりますし、お願いした方もいつまでにはできるということがわかります。

ちなみに、「いつまでにお願いします」といわれたら、その日よりも少し前倒しで終わるようスケジュールを組んでおきましょう。スケジュール通りにいかないのが仕事の常です。8掛けくらいの前倒しで進めておくと、何かあった時にも納期通り終わります。